Neueinrichtung von Firmenkonten: Neues Meldeverfahren seit 01.01.2023

Übermittelt ein Unternehmen erstmalig eine DEÜV-Anmeldung oder einen Beitragsnachweis für einen Beschäftigten an die zuständige Krankenkasse, wurde bisher ein Fragebogen in Papierform versandt, um alle erforderlichen Daten einzuholen.

Im Zuge der Digitalisierung war dieses Vorgehen nicht mehr zeitgemäß und wurde zum 01.01.2023 grundsätzlich verändert. Seit dem Jahresbeginn steht den Unternehmen die elektronische Übermittlung von Firmendaten zur Verfügung. Das Verfahren sieht zwei Wege vor: Änderungsmeldungen durch den Arbeitgeber und Anforderungen von der Krankenversicherung.

Übergangsfrist bis zum 30.06.2023

Nicht alle Abrechnungsprogramme können Stand heute Unternehmensdaten auf digitalem Weg an die Krankenkassen übermitteln. Aus diesem Grund gilt bis zum 30.06.2023 eine Übergangsfrist.
Das heißt: Unternehmen können bis zu diesem Termin die digitale Übermittlung nutzen, ab dem 01.07.2023 ist sie jedoch verpflichtend.

Rückmeldung zur Anforderung der Krankenkasse

Wir kontaktieren Sie auf digitalem Wege, sofern wir erstmalig oder nach einer Wiedereröffnung Ihres Kontos, eine Meldung oder einen Beitragsnachweis von Ihnen erhalten. Folgende Angaben können Sie als Arbeitgeber spätestens ab dem 01.07.2023 an die Krankenkassen übermitteln:

• Grunddaten wie Name und Anschrift der Firma
• Name des Ansprechpartners inklusive Kontaktdaten wie Telefonnummer und E-Mail, eine ggf. abweichende Korrespondenzanschrift, vorhandene Dienstleister (z.B. Steuerberater) inklusive deren Kontaktdaten
• die Wahlerklärung für die Teilnahme am Ausgleichsverfahren U1 inklusive Wahl des Erstattungssatzes
• ein SEPA-Lastschriftmandat

Grunddaten: Tipps aus der bisherigen Praxis

Bitte denken Sie bei der Eingabe Ihrer Daten daran: So wie Sie diese erfassen, werden sie 1:1 maschinell verarbeitet. Ihre Angaben sind die Basis für die spätere Kommunikation. Unvollständige oder nicht eindeutige Angaben können zu Postrückläufern oder fehlerhaften Zustellungen führen.

Die Korrespondenz mit der Krankenkasse umfasst häufig vertrauliche Informationen. Machen Sie gerne von der Möglichkeit Gebrauch, bei den Grunddaten als ergänzende Information den Hinweis, „Personalangelegenheiten“ oder „Personalabteilung“ anzugeben.

SEPA-Mandat „Gültig ab“

Übermitteln Sie uns ein SEPA-Mandat, haben Sie grundsätzlich die Möglichkeit, dieses mit einem „gültig ab“-Datum zu versehen.

Beispiel: Sie übermitteln am 21.03.2023 ein SEPA-Mandat, gültig ab 01.02.2023. In diesem Fall werden alle fälligen Beiträge ab dem 01.02.2023 zum nächsten Termin abgebucht. Diese wären die Beiträge für Monat Februar und März. Ältere Beträge bleiben unberücksichtigt.

Hierbei sind die bereits genannten Hinweise ebenfalls zu beachten, damit einer korrekten digitalen Übermittlung nichts im Wege steht.

Änderungsmeldungen an die Krankenkasse

Neben der Rückmeldung haben Sie auch die Möglichkeit, aus eigenem Impuls der Krankenkasse Änderungen der Grunddaten o.a. zu übermitteln (z. B. Änderung der Firmierung, Wechsel des Ansprechpartners usw.). Beachten Sie dabei gerne unsere Tipps aus der bisherigen Praxis.