Entgeltabrechnungen: Elektronisches Dokument genügt

Arbeitnehmer können keine Entgeltabrechnungen in Papierform verlangen, wenn der Arbeitgeber diese ausschließlich elektronisch bereitstellt. Die Gewerbeordnung verlangt insoweit lediglich die Textform. Dies haben die Richter am Bundesarbeitsgericht in einem jetzt veröffentlichten Urteil klargestellt. (AZ: 9 AZR 48/24)

In dem Fall wollte eine Arbeitnehmerin, dass ihr der Arbeitgeber weiterhin Abrechnungen in Papierform übersendet, obwohl eine neue Konzernbetriebsvereinbarung anderes vorsah. Darin war geregelt, dass alle Personaldokumente, insbesondere Entgeltabrechnungen, über einen externen Anbieter in einem digitalen Mitarbeiterpostfach bereitgestellt werden. Der Abruf erfolgt über einen passwortgeschützten Online-Zugriff durch die Beschäftigten. Haben diese keine Möglichkeit, über private Geräte auf die Dokumente in diesem digitalen Postfach zuzugreifen, können sie diese beim Arbeitgeber einsehen und ausdrucken.

Das Landesarbeitsgericht hatte angenommen, dass die Entgeltabrechnungen durch Einstellen in das Online-Portal nicht ordnungsgemäß erteilt waren. Ein digitales Mitarbeiterpostfach sei – so ihre Argumentation – nur dann als Empfangsvorrichtung geeignet, wenn der Empfänger es für den Erklärungsempfang im Rechts- und Geschäftsverkehr bestimmt habe.

Dies sahen die Richter am Bundesarbeitsgericht anders. Erteilt der Arbeitgeber Entgeltabrechnungen, indem er diese in ein digitales Mitarbeiterpostfach einstellt, wahrt damit er die vorgeschriebene Textform. Der Anspruch eines Arbeitnehmers auf Abrechnung seines Entgelts ist eine Holschuld, die der Arbeitgeber erfüllen kann, ohne für den Zugang der Abrechnung beim Arbeitnehmer verantwortlich zu sein. Es genügt, dass er die Abrechnung an einer elektronischen Ausgabestelle bereitstellt. Hierbei hat er den berechtigten Interessen der Beschäftigten, die privat nicht über die Möglichkeit eines Online-Zugriffs verfügen, Rechnung zu tragen.