Betriebsprüfung: Ab 2025 Übermittlung von Daten aus der Finanzbuchhaltung

Ab dem 01.01.2025 sind Arbeitgeber dazu verpflichtet, die für eine Betriebsprüfung der Rentenversicherung notwendigen Daten aus der Finanzbuchhaltung elektronisch an diese zu übermitteln. Bisher konnten die Daten der Finanzbuchhaltung im Rahmen des Verfahrens „elektronisch unterstützte Betriebsprüfung“ (euBP) freiwillig elektronisch übersandt werden.

Aktuell ist davon auszugehen, dass die Übermittlung der Finanzbuchhaltungsdaten in erster Linie über systemgeprüfte Entgeltabrechnungsprogramme erfolgen wird. Alternativ können sie über eine systemgeprüfte Schnittstelle oder ein systemgeprüftes Programmmodul aus einem Programm zur Finanzbuchhaltung an die Träger der Deutschen Rentenversicherung gesendet werden.

Die elektronische Übermittlung ist allerdings nicht ganz neu. Bereits seit dem 01.01.2023 sind Arbeitgeber grundsätzlich dazu verpflichtet, die für eine euBP notwendigen Entgeltabrechnungsdaten elektronisch an die Rentenversicherung zu übermitteln.

Die prüfrelevanten Daten aus der Finanzbuchhaltung können bis Ende 2024 freiwillig übermittelt werden; danach ist die Übermittlung verpflichtend.

Verzicht auf elektronische Übermittlung
Auf Antrag des Arbeitgebers kann die Rentenversicherung für Zeiträume bis zum 31.12.2026 auf eine elektronische Übermittlung der gespeicherten Daten verzichten.

Da diese Vorschrift sich nicht speziell nur auf die Entgeltabrechnungsdaten bezieht, ist von einem bereits erklärten Verzicht auch die elektronische Übermittlung der Daten der Finanzbuchhaltung umfasst. Ähnliches gilt, wenn der Arbeitgeber erst später einen Antrag auf Verzicht stellt. Auch dann umfasst dieser gleichermaßen die Daten der Finanzbuchhaltung.

Überlegt es sich der Arbeitgeber anders und möchte die Daten doch elektronisch übermitteln, so ist das im Prinzip unproblematisch möglich. So muss die Rentenversicherung ihre Verzichtserklärung in diesem Fall nicht extra „offiziell“ aufheben.

Entgeltunterlagen
Durch eine Änderung der Beitragsverfahrensverordnung wird ab 01.01.2025 explizit klargestellt, dass die Übermittlung von Unterlagen und Daten im Rahmen der euBP seitens der Arbeitgeber elektronisch zu erfolgen hat.

Für die meisten Entgeltunterlagen ist die elektronische Archivierung und gegebenenfalls elektronische Übermittlung von Duplikaten in elektronischem Format ausreichend. Werden diese dem Arbeitgeber in Papierform übermittelt, sind sie vom Arbeitgeber in ein elektronisches Format umzuwandeln.
Die Originaldokumente müssen bis zum bestandskräftigen Abschluss der Betriebsprüfung oder nach den für das Dokument geltenden weiteren gesetzlichen Vorschriften aufbewahrt werden.