Zu Unrecht gezahlte Beiträge - Verrechnung oder Erstattung?

Die Überzahlung von Sozialversicherungsbeiträgen ist keine Seltenheit. Eine schnelle und praktische Lösung kann hier die Verrechnung mit den laufenden Beiträgen über das Beitragsnachweis-Verfahren sein.

Doch wann ist die Verrechnung überhaupt zulässig und wann ist ein schriftlicher Antrag auf Erstattung der zu Unrecht gezahlten Beiträge notwendig?

Das gilt bei einer Verrechnung

Bei der Verrechnung ist es wichtig, zwischen zwei Fallkonstellationen zu unterscheiden und die entsprechenden Fristen zu beachten.

1. Bei überzahlten Beiträgen in voller Höhe (z.B. keine Versicherungspflicht in einem oder mehreren Zweigen der Sozialversicherung) ist die Verrechnung nur innerhalb von 6 Monaten möglich.
2. Bei überzahlten Beiträgen in nicht voller Höhe (z.B. Beiträge wurden fälschlicherweise aus einem höheren Entgelt berechnet) ist die Verrechnung nur innerhalb von 24 Monaten möglich.

Wichtig: Die Frist beginnt mit dem Kalendermonat, der dem mit falschen Beiträgen belegten Kalendermonat folgt.

Weitere Voraussetzungen für die Verrechnung von Beiträgen in voller Höhe innerhalb von 6 Monaten:

• Der Arbeitgeber muss sicherstellen das der Arbeitnehmer seine getragenen Beitragsanteile zurückerhält.
• Schriftliche Erklärung des Arbeitnehmers, dass kein Bescheid über eine Forderung eines Leistungsträgers (Kranken- und Pflegekasse, Rentenversicherung, Agentur für Arbeit) vorliegt und seit Beginn des Erstattungszeitraums keine Leistungen der Kranken-, Pflege-, Renten- oder Arbeitslosenversicherung gewährt wurden.

Weitere Voraussetzungen für die Verrechnung von Beiträgen in nicht voller Höhe innerhalb von 24 Monaten

• Der Arbeitgeber muss sicherstellen das der Arbeitnehmer seine getragenen Beitragsanteile zurückerhält.
• Der Arbeitgeber muss sicherstellen, dass der überhöhte Betrag nicht bei der Bemessung von Geldleistungen (z.B. Krankengeld oder Mutterschaftsgeld) an den Arbeitnehmer zu Grunde gelegt wurde.

Das gilt bei einer Erstattung

Bietet sich eine Verrechnung nicht an, ist diese wegen Zeitablaufs nicht mehr möglich oder aus anderen Gründen (z.B. bei einer Betriebsprüfung) nicht zulässig, können zu Unrecht gezahlte Beiträge auf schriftlichen Antrag erstattet werden.

Hierfür ist dann der offizielle "Antrag auf Erstattung zu Unrecht gezahlter Beiträge zur Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung aus einer Beschäftigung" der Spitzenorganisationen der Sozialversicherung zu nutzen.