Infos zur Elektronischen Patientenakte (ePA)

Mit einer elektronischen Patientenakte (ePA) können Sie und die an Ihrer Behandlung beteiligten Leistungserbringer persönliche Gesundheits- und Krankheitsdaten sicher digital hochladen, speichern und verarbeiten, lesen und teilen und selbstverständlich auch löschen. Zu den Leistungserbringern zählen zum Beispiel Ärzte, Zahnärzte, Krankenhäuser und Apotheken.

Einige Versicherte nutzen die ePA bereits seit 2021 auf freiwilliger Basis.

Ab 15.01.2025 erhalten alle gesetzlich Versicherten in Deutschland eine ePA. Diese wird altersunabhängig und automatisch angelegt, sofern kein Widerspruch vorliegt. 

Bis Versicherte die ePA nutzen können, dauert es voraussichtlich 4 bis 6 Wochen. 

Sie haben jederzeit das Recht, in die Akte eingestellte Dokumente zu löschen oder von einem berechtigten Leistungserbringer löschen zu lassen. Einen Löschvorgang könnte auf Ihren ausdrücklichen Wunsch hin z. B. ein Arzt vornehmen, der Sie behandelt.

Die ePA zeichnet Vorgänge, die von Ihnen berechtigte Institutionen durchführen, in einem Protokoll auf. Dabei unterscheidet die ePA die Protokollierung von Verwaltungsvorgängen (Verwaltungsprotokoll), und Vorgängen, die unmittelbar im Zusammenhang mit Ihren medizinischen Daten stehen (Aktenprotokoll). Wenn Sie die App der BKK Linde nutzen, stellt Ihnen diese die Inhalte beider Protokolle komfortabel und einheitlich dar, sodass Sie grundsätzlich nicht zwischen beiden Protokollen unterscheiden müssen.

Sie haben grundsätzlich und jederzeit die Möglichkeit, Ihre ePA komplett zu schließen, also löschen zu lassen. Dazu müssen Sie der ePA widersprechen. Der Widerruf muss gegenüber der BKK Linde in einer geeigneten Form ausgesprochen werden. Dies kann beispielsweise über die von Ihrer Krankenkasse bereitgestellte App geschehen. Zum genauen Vorgehen wenden Sie sich an uns.

Von der Löschung betroffen sind alle Inhalte Ihrer Akte - sämtliche Dokumente, erteilte Berechtigungen und Protokolleinträge - mit Ausnahme der Einträge des Verwaltungsprotokolls. Die Verantwortung zur Sicherung der in Ihrer Akte gespeicherten Dokumente obliegt in diesem Fall Ihnen als ePA-Nutzerin bzw. ePA-Nutzer. Wenn Sie bestimmte Dokumente auch nach Schließung Ihrer ePA behalten wollen, müssen Sie diese anderweitig speichern. Nutzen Sie die von Ihrer Krankenkasse bereitgestellte App zum Zugriff auf die ePA, haben Sie die Möglichkeit, die Protokolldaten ebenfalls auf Ihrem eigenen Endgerät zu sichern. Die App bietet Ihnen dazu eine entsprechende Funktion an. Neben der Sicherung der Dokumente ist auch die Sicherung der Protokolldaten aus Sicht des Datenschutzes sinnvoll, damit Sie später nachvollziehen können, wer Zugriff auf Ihre Akte hatte.

Sollten Sie sich dazu entscheiden, die ePA nicht nutzen zu wollen, entstehen Ihnen hieraus keine Nachteile für Ihre Gesundheitsversorgung. Diese wird auch zukünftig durch die etablierten Verfahren gewährleistet bleiben. Als Zusatzangebot sorgt die ePA in Zukunft aber für eine gesteigerte Transparenz Ihrer medizinischen Daten. Der digitale, durch Sie initiierte und gesteuerte Datenaustausch kann dabei helfen, Ihre medizinische Versorgung zu verbessern. Durch den Zugriff auf relevante Gesundheitsdaten in Ihrer ePA unterstützen Sie die behandelnden Ärztinnen und Ärzte und andere Leistungserbringer dabei, die bestmögliche therapeutische Entscheidung treffen zu können, unerwünschte Wechselwirkungen von Medikamenten abzuwenden sowie unnötige Doppeluntersuchungen zu vermeiden.

Ihre Rechte gegenüber der Krankenkasse ergeben sich aus den gesetzlichen Bestimmungen der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO). Im Sinne dieser Verordnung ist die Krankenkasse „Verantwortlicher“, da dies durch den Gesetzgeber bestimmt wurde. Sie als Versicherte bzw. Versicherter können gegenüber Ihrer Krankenkassen die „Rechte der betroffenen Person“ nach der DS-GVO geltend machen. Hierzu zählt insbesondere, dass die Krankenkassen verpflichtet sind, die Versicherten über die Erhebung von personenbezogenen Daten zu informieren (Art. 13, Art. 14 DS-GVO). Ferner haben die Versicherten das Recht auf Auskunft, ob und ggf. zu welchem Zweck bestimmte personenbezogene Daten von der Krankenkasse bzw. ihren Auftragnehmern verarbeitet werden (Art. 15 DS-GVO), das Recht auf Berichtigung unrichtiger personenbezogener Daten (Art. 16 DS-GVO), das Recht auf Löschung personenbezogener Daten (Art. 17 DS-GVO), das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DS-GVO), das Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DS-GVO) und das Widerspruchsrecht (Art. 21 DS-GVO).

Um Ihre ePA einzurichten, tauschen die Krankenkasse und der jeweilige Industriepartner administrative personenbezogene Informationen aus. Zudem prüft Ihre Krankenkasse bzw. der Anbieter der ePA anhand Ihrer Krankenversichertennummer, ob bereits eine Patientenakte für Sie existiert. Ein Austausch von personenbezogenen Gesundheitsdaten findet an dieser Stelle nicht statt.

Nach der Installation muss die entsprechende App im Rahmen der ersten Nutzung freigeschaltet werden. Dafür stehen folgende Möglichkeiten zur Verfügung:

1. Freischaltung mittels elektronischer Gesundheitskarte (eGK) + PIN.

2. Identifizierung in einer Geschäftsstelle der BKK Linde, wo ein einmaliger Aktivierungscode ausgestellt wird.

3. Online-Identifizierung mit dem Personalausweis + PIN.

4. Identifizierung in einer Geschäftsstelle der Deutschen Post.

Bei Fragen dazu wenden Sie sich an die BKK Linde.

Die ePA-Apps, die Ihnen den selbstständigen Zugriff auf Ihre Gesundheitsdaten über Ihre eigenen Endgeräte wie Smartphones oder Tablets ermöglichen, haben die Krankenkassen nach den Vorgaben der gematik und des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) erstellt. Zusätzlich durchlaufen die Apps eine Sicherheitsprüfung. Diese kann nur von Prüfstellen durchgeführt werden, die bei der gematik und dem BSI akkreditiert sind. Um die Sicherheit Ihrer ePA-Daten zu gewährleisten, ist es unabdingbar, dass Sie ausschließlich von der gematik zugelassene Apps nutzen, die Sie aus einer vertrauenswürdigen Quelle heruntergeladen haben. Vertrauenswürdige Quellen sind für das iOS-Betriebssystem der App Store von Apple sowie Google Play für Android.

Zudem müssen Sie für den Schutz der jeweiligen Endgeräte Sorge tragen, über die sie die ePA nutzen. Entsprechende Anweisungen finden sich in der Dokumentation der App. Ebenso sollten Sie die Empfehlungen des BSI zur Endgerätesicherheit befolgen. Das BSI stellt hierfür ein Informationsangebot im Internet bereit.

Nach der Installation muss die entsprechende App im Rahmen der ersten Nutzung freigeschaltet werden. Dafür stehen folgende Möglichkeiten zur Verfügung:

1. Freischaltung mittels elektronischer Gesundheitskarte (eGK) + PIN

2. Identifizierung in einer Geschäftsstelle der BKK Linde, wo ein einmaliger Aktivierungscode ausgestellt wird

3. Online-Identifizierung mit dem Personalausweis + PIN

4. Identifizierung in einer Geschäftsstelle der Deutschen Post

Bei Fragen dazu wenden Sie sich an die BKK Linde.

Dem Schutz der Zugangsmittel kommt besonders hohe Bedeutung zu. Bei Verlust oder Verdacht auf Missbrauch müssen sie umgehend bei der Krankenkasse gesperrt werden, um die Sicherheit der ePA zu gewährleisten. Die Krankenkassen bieten hierfür verschiedene Sperrmöglichkeiten an (z. B. telefonisch oder online).

Um die ePA sicher vom eigenen Smartphone oder Tablet aus zu nutzen, müssen Sie zudem für den Schutz Ihrer jeweiligen Endgeräte Sorge tragen. Entsprechende Anweisungen, die Sie hierfür ausführen müssen, finden sich in der Dokumentation der App. Ebenso sollten Sie die Empfehlungen des BSI zur Endgerätesicherheit befolgen. Das BSI stellt hierfür ein Informationsangebot im Internet bereit.

In der ePA können Sie eigenen Gesundheitsdaten speichern. Dies können zum Beispiel eigenständig geführte Diabetes-Tagebücher oder digitalisierte Befunde aus früheren Behandlungen sein, die Ihnen Ihre Ärztinnen und Ärzte auf Papier bereitgestellt haben, oder aber weitere eigene Aufzeichnungen zu Ihrem Gesundheitszustand. Die vorgegebenen Kategorien wie beispielsweise der Impfpass, das Zahnbonusheft und der Medikationsplan können nur von berechtigten Leistungserbringern befüllt werden. Dies hat den Hintergrund, dass in diesen sogenannte Medizinische Informationsobjekte (MIO) hinterlegt werden. Mit Hilfe von MIOs sollen medizinische Daten standardisiert (nach einem festgelegten Format) hinterlegt werden. Daher ist die Befüllung durch Versicherte nicht möglich.

An Ihrer Behandlung beteiligte Ärzte können, sofern Sie eine entsprechende Berechtigung erteilen, die folgenden Daten in der ePA ablegen:

• medizinische Daten Ihrer Behandlung, z. B. Befunde, Diagnosen und Therapiemaßnahmen

• Arztbriefe, die im Zuge einer (zahn-)ärztlichen Behandlung erstellt wurden

• elektronischer Medikationsplan oder Notfalldatensatz, falls Sie diese bereits auf Ihrer elektronischen Gesundheitskarte (eGK) nutzen

Gesetzliche Vertreterinnen und Vertreter können auf die Akte der zu vertretenden Person zugreifen. So können Eltern beispielsweise eine ePA ihres mitversicherten Kindes führen.

Unabhängig davon, wie Sie sich bei der ePA authentifizieren, nutzen Sie die von der BKK Linde bereitgestellte App auf Ihrem Smartphone oder einem anderen geeigneten Endgerät, um auf die ePA zuzugreifen. Diese App ist nach den Vorgaben des BSI und der Gesellschaft für Telematik (gematik) erstellt und sicherheitsgeprüft. Mit ihr können Sie sämtliche Funktionen der ePA selbstständig nutzen, unter anderem:

• Dokumente einstellen, einsehen, herunterladen und löschen

• Berechtigungen erteilen und entziehen

• Zugriffe auf die ePA anhand der Protokolldaten kontrollieren

• ePA vollständig schließen

Sobald sich die eGK im Behandlungskontext in der Praxis befindet und gesteckt wird, kann der Leistungserbringer auf die Daten in Ihrer ePA zugreifen. Es sei denn, Sie äußern mündlich, dass Sie dies nicht möchten, haben den Leistungserbringer in der ePA-App gesperrt oder über die Ombudsstelle ausgeschlossen. Mithilfe der ePA-App der BKK Linde können Sie Ihre Berechtigungen jederzeit einsehen und bei Bedarf anpassen.

Wen Sie berechtigen dürfen, regelt der Gesetzgeber in § 352 SGB V. Dort werden folgende Einrichtungen und Personengruppen genannt. Die zuerst folgenden Personengruppen sind bereits an die TI angeschlossen:

• Ärztinnen und Ärzte, Zahnärztinnen und Zahnärzte, Psychotherapeutinnen und -therapeuten sowie Angestellte dieser Berufsgruppen

• Personen, die in einem Krankenhaus oder einer Rehaklinik beschäftigt sind

• Apothekerinnen und Apotheker sowie Personen, die bei diesen beschäftigt sind

• Krankenhäuser

Die nachfolgenden Gruppen werden Schritt für Schritt an die TI angeschlossen, sodass Sie ihnen dann auch eine Zugriffsberechtigung erteilen können:

• Gesundheits- und Krankenpflegerinnen und -pfleger, Gesundheits- und Kinderkranken-pflegerinnen und -pfleger, Altenpflegerinnen und -pfleger, Pflegefachfrauen und Pflege-fachmänner sowie deren Helferinnen und Helfer, die in die medizinische oder pflegerische Versorgung der Versicherten eingebunden sind

• Hebammen, Entbindungspfleger und Physiotherapeutinnen und -therapeuten sowie deren angestellte Helferinnen und Helfer sowie Auszubildende

• Ärztinnen und Ärzte sowie andere Personen, die bei einer für den Öffentlichen Gesundheitsdienst zuständigen Behörde tätig sind, soweit dies zur Erfüllung ihrer Aufgaben nach dem Infektionsschutzgesetz erforderlich ist

• Fachärztinnen und -ärzte für Arbeitsmedizin sowie Betriebsärztinnen und –ärzte

Auch wenn Sie eine Berechtigung erteilt haben, darf ein Leistungserbringer nur auf Daten in Ihrer persönlichen ePA zugreifen, wenn dieser Leistungserbringer in Ihre Behandlung eingebunden ist und wenn die Daten aus Ihrer ePA für Ihre Versorgung erforderlich sind. Dies ist darin begründet, dass rechtlich zwischen der technischen Erteilung einer Zugriffsberechtigung und der „Erlaubnis“ in die Datenverarbeitung, der sogenannten Einwilligung, zu unterscheiden ist. Selbst wenn Sie eine technische Berechtigung für einen Leistungserbringer erteilt haben, der nicht in Ihre Behandlung eingebunden ist, darf dieser nicht auf Ihre ePA-Daten zugreifen. Denn der Zugriff setzt eine rechtsgültige Einwilligung voraus. Diese muss freiwillig, für einen konkreten Fall, nach ausreichender Information des Betroffenen und unmissverständlich abgegeben werden.

Sie können einem Leistungserbringer die Einwilligung in die Verarbeitung Ihrer in der ePA gespeicherten Daten auch wieder entziehen, indem Sie an diesen Leistungserbringer beispielsweise eine E-Mail senden und die Einwilligung widerrufen. Natürlich ist es empfehlenswert, dies nach Möglichkeit auch dadurch zu bekräftigen, dass Sie die Zugriffsrechte entziehen. Dies können Sie in der von Ihrer Krankenkasse zur Verfügung gestellten App durchführen. Falls Sie die App nicht nutzen, können Sie dem betroffenen Leistungserbringer diese Rechte beispielsweise bei Ihrem nächsten Besuch in der Praxis entziehen, indem Sie eine neue Berechtigung mit einer Dauer von einem Tag erteilen. Mit Ablauf des eingestellten Tages kann der Leistungserbringer nicht länger auf die ePA zugreifen.

Für einige Leistungserbringer hat der Gesetzgeber festgelegt, dass diese grundsätzlich nur bestimmte Informationen in Ihrer ePA einsehen dürfen. Über diese gesetzlich festgelegten Zugriffsrechte hinaus können Sie keine Berechtigung zum Zugriff erteilen. Zum Beispiel darf eine Apothekerin bzw. ein Apotheker keine Daten aus Ihrem elektronischen Zahn-Bonusheft einsehen. Sie können der Apothekerin bzw. dem Apotheker deshalb auch keinen Zugriff auf Ihr elektronisches Zahn-Bonusheft erlauben.

In der ePA-App stellen Sie ein, wer welche Daten in Ihrer ePA einsehen kann. Sie bestimmen auch, wie lange Sie den Zugriff erlauben wollen. Nach Ablauf der von Ihnen gewählten Zeit endet die Berechtigung für den jeweiligen Leistungserbringer automatisch. Er kann die Dokumente dann nicht mehr in der ePA einsehen. Für die Praxisdokumentation lokal heruntergeladene Kopien sind allerdings für den Leistungserbringer weiterhin verfügbar. Grundsätzlich können Sie einmal erteilte Berechtigungen jederzeit wieder entziehen. Wenn Sie Hilfe bei der Bedienung der App brauchen, helfen wir Ihnen gerne weiter.

Wenn Sie keine App nutzen oder Ihr Smartphone z. B. beim Arztbesuch einmal nicht zur Hand haben, können Sie trotzdem Zugriffe auf Ihre ePA erlauben. Dazu reicht es aus, dass sich Ihre eGK im Behandlungskontext in einem Lesegerät beim Leistungserbringer befindet. So können Leistungserbringer auf die relevanten Daten zugreifen, ohne dass Sie eine zusätzliche Bestätigung eingeben müssen.

Sie haben gegenüber Ihren behandelnden Ärzte sowie anderen Leistungserbringern einen Anspruch auf die Übermittlung und Speicherung der im Rahmen der Behandlung anfallenden Daten in Ihrer ePA. Zudem haben Ärzte, Zahnärzte sowie Psychotherapeuten, die an Ihrer Behandlung beteiligt sind, Sie bei der Erstbefüllung der ePA zu unterstützen. Die Unterstützungsleistung umfasst die Übermittlung medizinischer Daten an die ePA und ist auf medizinische Daten aus der konkreten aktuellen Behandlung beschränkt. Darüber hinaus haben Sie das Recht, die Speicherung der Daten aus dem Notfalldatensatz und die Daten des elektronischen Medikationsplans von Ärzten, Zahnärzten oder Apothekern zu verlangen. Ändert sich etwas in Ihrem Medikationsplan oder in Ihrem Notfalldatensatz, haben Sie das Recht, dass Ihr Arzt diese Daten sowohl in der ePA als auch auf der eGK aktualisiert. Sprechen Sie Ihren Arzt darauf an, wenn Sie hierzu Fragen haben. Anspruch haben Sie auch darauf, von Ärzten sowie anderen Leistungserbringern die Löschung von Dokumenten und Daten zu verlangen, die diese in Ihre ePA hochgeladen haben.

Wenn Sie die App nicht nutzen, haben Sie keine Möglichkeit, selbst Einsicht in die in Ihrer ePA gespeicherten Dokumente zu nehmen. Leistungserbringer sowie die Ombudsstelle Ihrer Krankenkasse können jedoch Dokumente für Sie in die ePA einstellen. Sollten Sie bestimmte Leistungserbringer vom Zugriff ausschließen wollen, können Sie dies direkt gegenüber dem Leistungserbringer oder über die Ombudsstelle Ihrer Krankenkasse tun. Die Protokolldaten, die aufzeichnen, wer wann auf Ihre ePA zugegriffen hat, können Sie ebenfalls bei der Ombudsstelle anfordern. Die Krankenkassen haben weder die gesetzliche Befugnis noch die Möglichkeit, die Daten der ePA selbst auszulesen oder zu verwalten.

Nach der Installation muss die entsprechende App im Rahmen der ersten Nutzung freigeschaltet werden. Dafür stehen folgende Möglichkeiten zur Verfügung:

1. Freischaltung mittels elektronischer Gesundheitskarte (eGK) + PIN.

2. Identifizierung in einer Geschäftsstelle der BKK Linde, wo ein einmaliger Aktivierungscode ausgestellt wird.

3. Online-Identifizierung mit dem Personalausweis + PIN.

4. Identifizierung in einer Geschäftsstelle der Deutschen Post.

Öffnen Sie den Menüpunkt "Anmelden" in der App. Wählen Sie "Passwort vergessen" und folgen Sie den Anweisungen.

Über den al.vi Selfservice haben Sie die Möglichkeit, die Gerätebindung und Ihre alternative Versichertenidentität zu deaktivieren.

Wenn Sie ein bereits verbundenes Gerät haben, können Sie darüber eine Freigabe erteilen.

Falls Sie kein verbundenes Gerät mehr haben, müssen Sie eine erneute Identifizierung durchführen. Dabei werden aus Sicherheitsgründen alle bisher bestehenden Gerätebindungen an Ihrem Benutzerkonto entfernt.

Melden Sie sich in der App an und öffnen Sie den Menüpunkt "Elektronische Patientenakte". Falls Sie noch keine ePA haben, können sie diese gleich an dieser Stelle einrichten. Nachdem Sie den Einwilligungsdokumenten zugestimmt haben, wird Ihre ePA eingerichtet. Danach können Sie mit der App auf Ihre ePA zugreifen oder beim Arzt Berechtigungen erteilen. Beim ersten Zugriff auf Ihre ePA wird diese aktiviert. Hinweis: Erfolgt die Aktivierung nicht innerhalb von 100 Tagen, wird Ihre ePA wieder gelöscht.

Zur Anmeldung bei der ePA stehen Ihnen folgende Optionen zur Verfügung:

1. Anmeldung mit GesundheitsID (Appcode). 

2. Anmeldung mit elektronischer Gesundheitskarte (eGK) + PIN. 

3. Online-Anmeldung mit Personalausweis + PIN.

Ihre Krankenkasse informiert Sie ausführlich über die zur Verfügung stehenden Anmeldeoptionen, einschließlich Sicherheitsniveau und potenzieller Risiken. Bitte beachten Sie, dass Sie sich für die Nutzung der gewünschten Anmeldemethode aktiv entscheiden müssen.

In der Dokumentenliste können Sie auch neue Dokumente in Ihre ePA einstellen. Wählen Sie dafür ein auf Ihrem Gerät vorhandenes Dokument. Die App schlägt beim Einstellen des Dokuments Metadaten vor. Sie können diese Daten verändern und so anpassen, dass Sie das Dokument später auf einfache Weise wiederfinden können. Die App verschlüsselt das Dokument vor dem Upload in Ihre ePA und stellt damit sicher, dass nur Sie oder Berechtigte darauf Zugriff haben.

Ihre ePA verfügt über ein detailliertes Protokoll, das Sie jederzeit abrufen, aber auch exportieren können. In diesem Protokoll sind sämtliche Zugriffe - von Ihnen selbst, aber auch von Berechtigten - auf Ihre ePA ersichtlich. So können Sie nachvollziehen, wenn Dokumente aus Ihrer ePA eingestellt, abgerufen oder gesucht werden oder wann Sie Berechtigungen erteilt oder entzogen haben. Sie können das Protokoll gezielt durchsuchen und filtern. Die Protokolleinträge werden im Aktensystem nach Ablauf von drei Jahren gelöscht.

Smartphones mit den Betriebssystemen Android ab Version 10 (API Level 29) oder höher und iOS ab Version 16 oder höher werden grundsätzlich von der ePA-App unterstützt.

Bei einem Wechsel zur BKK Linde starten Sie den Registrierungs- und Identifizierungsvorgang der ePA der neuen Krankenkasse (BKK Linde). Die Daten aus der bisherigen ePA werden dann automatisch übertragen.

Bei einem Wechsel starten Sie den Registrierungs- und Identifizierungsvorgang der ePA der neuen Krankenkasse. Die Daten aus der bisherigen ePA werden dann automatisch übertragen.

Ja, wenn Sie die ePA-App vor Dezember 2023 heruntergeladen haben, müssen Sie sicherstellen, dass Sie die neueste Version im AAB-Format aus dem Google Play Store installiert haben. Wichtig: Löschen Sie die alte App nicht, bevor Sie den Zugriff auf die neue App über die alte freigegeben haben. Andernfalls wird Ihre GesundheitsID zurückgesetzt, und Sie müssen den gesamten Identifizierungsprozess erneut durchlaufen. 

Mit der Umstellung auf die GesundheitsID im Jahr 2024 wurde eine regelmäßige Identitätsprüfung eingeführt, um die Sicherheit Ihrer Gesundheitsdaten zu gewährleisten. Sie müssen sich alle sechs Monate neu identifizieren, um weiterhin auf die ePA zugreifen zu können. Dies betrifft auch Nutzer, die sich per RoboIdent oder VideoIdent identifiziert haben. 

Aus Sicherheitsgründen wurde die Gerätebindung der ePA-App auf sechs Monate begrenzt. Nach Ablauf dieser Frist müssen Sie die Gerätebindung erneuern, um weiterhin auf Ihre ePA zugreifen zu können.